Kraften i historiefortelling og visualisering
Å verve nye og ta vare på eksisterende medlemmer er helt sentralt for at Fagforbundet skal vokse og ha politisk innflytelse i fremtiden.
Tjenestedesignere fra Bouvet har laget historien om Mari for å hjelpe Fagforbundet å jobbe mer medlemsrettet, og for å skape en felles forståelse av utfordringer og muligheter organisasjonen står overfor fremover.
Maris medlemsreise visualiserer både hvordan medlemmene opplever Fagforbundet i dag, og hvordan en fremtidig opplevelse av organisasjonen kan bli.
Målet med visualiseringen er å gi Fagforbundet et samtaleverktøy som kan hjelpe dem til å se felles utfordringer og muligheter.
Bakgrunn
Fagforbundet er Norges og LOs største arbeidstakerorganisasjon med over 400 000 medlemmer. Flesteparten av medlemmene jobber i offentlig sektor, men de har også mange medlemmer i private virksomheter.
Fagforbundets hovedoppgave er å sikre medlemmene gode og trygge lønns- og arbeidsvilkår og et anstendig arbeidsliv.
Problemstilling
Målgruppe
Medlemmer, tillitsvalgte og ansatte i Fagforbundet.
Mål
Å kartlegge, analysere og visualisere sentrale prosesser og roller i organisasjonen, for å vise hvordan Fagforbundet kan bli mer medlemsorientert, og tydeliggjøre hvordan den nye medlemsplattformen kan spille en rolle i dette arbeidet.
Bouvet sin rolle
Tjenestedesignerne hadde som oppgave å planlegge og fasilitere arbeidsgrupper for å kartlegge behov, utfordringer og muligheter i organisasjonen. En viktig del av oppdraget var å lage en visualisering av innsikten som skulle legge til rette for konstruktive interne diskusjoner på tvers av avdelinger og fagområder i Fagforbundet.
Oppgaven ble løst i form av Maris medlemsreise, en visualisering av sentrale livshendelser i dagens og fremtidens medlemskap i Fagforbundet, sett fra et medlems perspektiv.
Målet med visualiseringen var ikke å lage en fullstendig oversikt, men å gi et helhetlig bilde av hvordan medlemmet opplever Fagforbundet i dag, hvordan en fremtidig opplevelse kan bli, samt å gi Fagforbundet et samtaleverktøy for å forstå kompleksiteten i egen organisasjon – og tenke nye løsninger.
Verdi
Fagforbundet er en kompleks og silobasert organisasjon. For å få alle på samme lag, og hjelpe dem til å forstå helheten i hvordan ulike prosesser i organisasjonen spiller sammen, var det viktig at arbeidsgruppene var tverrfaglige og besto av folk fra ulike deler av organisasjonen.
Tjenestedesignerne sørget for at workshop-øvelsene åpnet opp for konstruktive diskusjoner og erfaringsdeling på tvers. Det var overraskende for mange at de delte flere av de samme utfordringer i ulike deler av organisasjonen.
Tydelige smertepunkter
På tvers av arbeidsgruppene utkrystalliserte det seg raskt at samhandling, datakvalitet og tilganger var tydelige smertepunkter for organisasjonen i dag.
Samtaleverktøy
Visualiseringen av medlemsreisen har som formål å være et samtaleverktøy for å vise frem kompleksiteten i dagens system, samt muligheter i fremtiden.
Felles mål og motivasjon
Arbeidet bidro til å skape samhold i Fagforbundet, gode diskusjoner og motivasjon til å lage den beste medlemsopplevelsen for Mari.
Det har vært utrolig gøy, inspirerende og lærerikt å jobbe designdrevet! Det har bidratt til å få deltakere til å tenke utenfor boksen, skapt engasjement og tilrettelagt for gode diskusjoner i workshopene. Maris medlemsreise er et nyttig verktøy vi kommer til å gå tilbake til igjen og igjen i de kommende fasene i prosjektet med ny medlemsplattform i Fagforbundet.
Trude Fenstad, koordinator for “ny medlemsplattform”, FagforbundetHvordan jobbet vi?
Workshops
De seks arbeidsgruppene gikk igjennom et løp på fire workshoper. Deltakerne kartla dagens prosesser, utfordringer og muligheter for fremtiden. Vår oppgave var å støtte prosjektlederne med tjenestedesignmetodikk, utforme og fasilitere workshopene.
Det var viktig å få deltakerne til å skille mellom “must have” og “nice to have”, og hjelpe deltakerne til å identifisere smertepunkter det vil være viktig å ta tak i fremover.
Oppfølgingssamtaler
I etterkant av hver workshop inviterte vi til 1:1 samtaler med nøkkelpersoner i organisasjonen for å få innsikt i prosesser som ikke ble avdekket i workshopene.
Oppsummering og analyse
Innsiktene fra workshopene ble analysert og strukturert. Vi identifiserte sentrale roller og prosesser vi mente ville være hensiktsmessig å ha med i visualiseringen av medlemsreisen.
Visualisering
Maris medlemsreise ble til slutt en seks meter lang plakat vi hang opp i to av Fagforbundets fellesarealer. Målet med visualiseringen var å skape et samtaleverktøy, og vi oppfordret derfor de ansatte til å tegne og kommentere på plakatene.
Vi fikk belyst kompleksiteten i organisasjonen, og hvordan dagens system gir lite hensiktsmessige arbeidsprosesser. «Maris medlemsreise» illustrerer ypperlig alle kontaktpunktene et medlem kan ha med Fagforbundet og behov det utløser for en atskillig bedre kvalitet i denne kontakten. Dette har vært både utviklende og morsomt! Resultatet kan og vil bli brukt i det videre utviklingsarbeidet vårt.
Randi Helle, Nestleder organisasjonsavdelingen, Fagforbundet.Læring fra prosjektet
Vi lærte at det var utrolig viktig å lytte og lære av organisasjonen underveis. For å sikre god forankring i organisasjonen var det svært verdifullt å involvere de fagansvarlige i planleggingen av workshopene. Det sørget for gode rammer, og at de ansatte i Fagforbundet opplevde eierskap til opplegget for workshopene.
Etter hver workshop hadde vi debrief med prosjektgruppa og fagansvarlige. På den måten sikret vi kontinuerlig forbedring og læring underveis. 1:1 samtaler med nøkkelpersoner i organisasjonen ga oss bedre forståelse av kompliserte prosesser.
Vi var også påpasselige med å følge opp alle deltakerne som ønsker det med 1:1 samtaler, slik at alle fikk opplevelsen av at deres meninger og behov ble lyttet til og tatt med i prosessen.
Kontaktperson
Kommunikasjon og historiefortelling
Digitalisering er endring, og all endring er en utfordring for dem det påvirker. Løsningen er informasjon om hva som skal skje, hvordan det vil påvirke den enkelte – og ikke minst hvorfor dette skjer.
