Agile metoder i barnevernet

Utfordring

Bergen satser på barn, med slagordet «Bergens barn, byens framtid» har de lansert en helhetlige plan for barns helse og omsorgstilbud i kommunen. Barnevernet er en del av satsningen, og Etat for barn og familie (EBF) erkjente tidlig behovet for endringsledelse gjennom å tilrettelegge for mer smidige metoder.  

Barnevernet i Bergen er organisert med 11 resultatenheter, herunder 8 barnevernstjenester - inkludert fire familieveiledningssentre. De fire familieveiledningssentrene er underlagt barnevernet og dekker to bydeler hver. Det er i tillegg en egen barneverntjeneste for enslige mindreårige flyktninger og en byomfattende barnevernsvakt. Det ytes også barnevernvakttjeneste til Fusa, Os og Osterøy.

Det har vært en jevnlig øking i saker barnevernet mottar, disse blir vurdert og sendt videre til undersøkelse, eller henlagt. Barnevernet møter også økte forventninger, økt grad av digitalisering og høyere krav til kvalitet og likebehandling, som gir behov for økt endringskapasitet.

Kommunen ser prosjektet som en start for en videre satsning på å styrke barnevernet i Bergen gjennom endringsledelse og for å skape endringsvilje «nedenfra og opp».

Konkret gav Bouvet bistand i prosessen med å engasjere saksbehandlerne, motivere for endring og bidra til å forbedre arbeidsprosesser i barnevernstjenesten. Et team fra Bouvet har bistått med prosjektledelse, kartlegging av arbeidsprosesser og tilrettelegging for mer smidige metoder og gevinstkartlegging.

Målsettingen er å sikre økt effektivitet og god utnyttelse av interne ressurser for å levere best mulig tjenester til byens barn og familier.

En del av oppdraget var å utarbeide en gevinstplan for å synliggjøre sammenhengene mellom iverksatte tiltak og organisasjonens overordnede målsetninger. Dette benyttes blant annet i kommunikasjon med politisk nivå, for å knytte tiltakene til etatens overordnede mål og forankring av politiske visjoner.

Løsning

Vi løste oppgaven med å benytte en analytisk tilnærming og metodikk fra Design Thinking. Oppgaven ble delt i fire faser. Innsikt, definisjonsfase, idefase og pilotfase.

Vi endte opp med 7 forbedringsområder og konkretiserte disse i samarbeid med barneverntjenesten:

• Innføringsprogram for nyansatte
• Mestringsstrategier for ansatte
• Bruk av digitale hjelpemidler
• Bruk av felles rutiner og dokumentasjon i kommunens kvalitetssystem
• Systemstøtte /oppdatering av maler i fagsystem
• Organisering av dedikert team for krevende saker
• Kriteriebasert veileder i mottakssituasjoner

I gevinstarbeidet utarbeidet vi interessentanalyse og gevinstkart som en del av gevinstanalysen. Et viktig moment i gevinstkartleggingen var å vurdere og illustrere hvordan tiltakene bygger opp under etatens virksomhetsmål og politiske beslutninger. Materiale har i ettertid vært benyttet i dialog med politisk ledelse og bystyret, for å illustrere kompleksiteten i tjenesten og hvordan etaten målbevisst arbeider for å oppfylle de politiske ambisjonene.

Effekt

Gjennom målrettet arbeid med endringsledelse viser Bergen kommune vilje og evne til å modernisere og effektivisere tjenestene de produserer. I dette tilfelle til beste for byens barn og deres pårørende.

En kontinuerlig prosessforbedring bidrar til at kommunen i større grad er i stand til å møte de utfordringene som oppstår i møte med økte forventninger, økt grad av digitalisering og høyere krav til kvalitet og likebehandling. 

Bergen kommune ved Etat for barn og familie har gjennom dette prosjektet fått kapasitet til å øke endringstakt og skape gode prosesser for kontinuerlig forbedring.